Stap 1: Context

CONCEPT. Beschrijft in detail de stappen in het werken met GEBORA

Stap 1: van probleemdefinitie tot procesbeschrijving

Deze stap beschrijft op een eenduidige manier:

• de context van het informatie-probeem (waarom is er een bepaalde behoefte)

• de behoefte die ten grondslag ligt het informatie-probleem (wat is die behoefte).

Stap 1.0. Beschrijf de context van het probleem en de gewenste uitkomst(en)

Breng (bijvoorbeeld middels DE STEP-analyse) in kaart wat voor dit informatie-probleem relevante contextuele factoren zijn, die van invloed zijn op het probleem en op de evt. toekomstige oplossing(en).

• Voor de gebouwde omgeving relevante drijfveren

• Bekende maatschappelijke of commerciële ketendoelen

• Bestaande en nieuwe wet- en regelgeving

• Meetbare (gewenste) uitkomsten

Dit kan met een eenvoudige lijst in Word of Excel.

In de GEBORA is een DE STEP format beschikbaar als hulpmiddel. Ook zijn in de GEBORA diverse objecten te vinden die als input kunnen dienen voor deze analyse:

• drijfveren zijn vastgelegd op basis van de bouwopgaves in het digiAkkoord 2030

• ketendoelen zijn vastgelegd als de resultaten van beleidsmaatregelen in het bestuursakkoord '27

• wet- en regelgeving is deels vastgelegd, en kan aangevuld worden

• uitkomsten zijn vastgelegd i.r.t. waardeketens en kunnen uitgebreid of meer gedetailleerd worden

Stap 1.1. Beschrijf de waardestroom en de betrokken actoren

Breng (bijvoorbeeld middels een LEAN proces analyse) het volgende in kaart:

• Welke waardestroom of waardestromen (het hoogste procesniveau in de GEBORA) betreft het?

• Welke belanghebbenden (stakeholders) zijn daarbij betrokken

  • welke stakeholders zijn de uiteindelijke ontvangers van deze waarde

  • welke stakeholders zijn betrokken bij het creëren van deze waarde

• Welke uitkomst creëert deze waardestroom?

• Uit welke stappen of fasen bestaat deze waardestroom?

• Wat zijn de waarden (producten, diensten) die per stap/fase worden gecreëerd?

• Optioneel: welke capabilities zijn benodigd om deze waardestroom uit te voeren?

Voorbeeld: het overzicht waardestromen in de GEBORA met uitgelicht de Waardestroom 'personeel'

Voorbeeld: de uitwerking van GEBORA waardestroom 12. Personeel

Stap 1.2. Beschrijf het ketenproces

• Wat is het onderliggende ketenproces?

• Welke actoren uit bovenstaande analyse zijn betrokken bij dit ketenproces?

• Wat is de rol van deze actoren in dit ketenproces?

• Welke processtappen worden uitgevoerd door welke partijen

Dit kan met een eenvoudige SIPOC tabel in Word of diagram in Powerpoint

In de digiGO architectuurtool wordt een Ketenproces in beeld gebracht via ArchiMate en gekoppeld aan de waardestroom of waardestromen.

Voorbeeld: de uitwerking van de onderliggende ketenprocessen in de GEBORA

Stap 1.3. Beschrijf het detailproces

In deze detaillering wordt de volgordelijkheid van het proces duidelijk, de verschillende beslispunten in het procesverloop komen in beeld, en de informatiestromen tussen activiteiten (bij de overgang tussen ketenrollen) worden eenduidig beschreven.

In de digiGO architectuurtool wordt een Detailproces in beeld gebracht via BPMN.

Voorbeeld: de uitwerking van een detailproces in de GEBORA

Na deze laatste stap is de duiding en afbakening van het informatie-probleem helder:

• In welk proces is sprake van een informatie-probleem ?

• Welke informatie is nodig om dit informatie-probleem op te lossen?

• Welke partijen spelen een rol in dit informatie-probleem?

• Welke partijen hebben informatie beschikbaar danwel hebben informatie nodig in welke processtap?

Het eindresultaat is een gedetailleerde beschrijving van de context en de behoefte die ten grondslag ligt een het informatie-probleem, en een goede afbakening van dat informatie-probleem